Procedura wewnętrzna Urzędu Miasta Ełku

ZARZĄDZENIE NR 56.2024 PREZYDENTA MIASTA EŁKU z dnia 17 września 2024 r. w sprawie procedury zgłoszeń wewnętrznych

Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Ustala się wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miasta Ełku.

2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) kanał zgłoszeń – ustanowiony w podmiocie bezpieczny i poufny sposób dokonywania zgłoszeń wewnętrznych;

2) procedura – niniejsza procedura przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;

3) podmiot – Urząd Miasta Ełku;

4) zespół – osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu, upoważnione do podejmowania działań następczych, w tym weryfikację zgłoszenia, dalszą komunikację z sygnalistą oraz przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.

3. Strategia działania podmiotu oparta jest na odpowiedzialności, zapobieganiu korupcji oraz powstawaniu innych nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród podmiotów współpracujących przy uwzględnieniu szeregu aspektów, w szczególności interesów społecznych, ochrony środowiska, relacji z rożnymi grupami współpracowników.

4. Zarządzenie jest elementem systemu kontroli zarządczej, w zakresie zapobiegania nieprawidłowościom w podmiocie.

5. Podmiot prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.

6. Podstawowym celem jest utworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach w podmiocie poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.

§ 2. 1. Procedura ma zastosowanie do zgłoszeń naruszeń prawa jakimi są działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące zakresu wskazanego w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

2. Sygnalista to osoba zdefiniowana w art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów.

§ 3. 1. W celu dokonania zgłoszenia wewnętrznego, sygnalista korzysta z ustalonego przez podmiot kanału zgłoszeń, tj. elektronicznego systemu o nazwie „Sygnalizuj.pl”, w ramach którego pod adresem www.sygnalista.miasto.elk.pl udostępniony został formularz online do składania zgłoszeń zgodnie ze wskazówkami określonymi w systemie. Każde zgłoszenie otrzymuje swój indywidualny numer udostępniany sygnaliście. Dzięki numerowi zgłoszenia sygnalista otrzymuje wgląd do procesu przyjmowania zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych przez podmiot.

2. Zgłoszenia złożone z pominięciem ustalonych w procedurze kanałów zgłoszeń, nie będą rozpatrywane na zasadach wskazanych w procedurze.

3. Ustalony kanał zgłoszeń nie dotyczy zgłoszenia zewnętrznego, które sygnalista może dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. W szczególnych przypadkach może ono zostać przekazane do stosownych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

§ 4. 1. Aby przyspieszyć rozpatrywanie zgłoszenia i podjęcie odpowiednich działań następczych zaleca się, aby w zgłoszeniu było określone: 

1) dane sygnalisty i sposób kontaktu z sygnalistą;

2) dane osoby, której dotyczy zgłoszenie;

3) kategorię naruszenia prawa;

4) wszelkie okoliczności wskazujące na naruszenie prawa;

5) informacje, dokumenty oraz inne dowody dotyczące wystąpienia naruszenia prawa lub nieprawidłowości wskazanych w zgłoszeniu, w tym w szczególności dane świadków naruszenia;

6) miejsce, czas, okres, w którym doszło do naruszenia.

2. Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia powinien zapoznać się z niniejszą procedurą oraz klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, która stanowi załącznik do zarządzenia.

3. Podmiot nie obsługuje zgłoszeń dokonanych anonimowo.

4. Dane osobowe sygnalisty, które pozwalają na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

5. W przypadku, gdy ujawnienie tożsamości sygnalisty jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującej osobie, której dotyczy zgłoszenie, ust. 4 nie stosuje się. W takiej sytuacji przed dokonaniem ujawnienia tożsamości sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę i przesyła mu w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.

6. W celu rozpatrzenia zgłoszenia oraz podjęcia działań wyjaśniających i następczych konieczne może okazać się uzupełnienia przez sygnalistę informacji przekazanych w zgłoszeniu. W takiej sytuacji osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespół ma prawo skontaktować się z sygnalistą z prośbą o ich uzupełnienie wskazując, jakie informacje są niezbędne.

§ 5. 1. Przyjmowanie i rozpatrywania zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych i kontakt z sygnalistą został powierzony pracownikowi na stanowisku ds. kontroli wewnętrznej w Wydziale Nadzoru Urzędu Miasta Ełku.

2. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy osoby wskazanej powyżej lub w przypadku konieczności zastępstwa, osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych i kontakt z sygnalistą jest pracownik na stanowisku ds. audytu i jakości w Wydziale Nadzoru Urzędu Miasta Ełku.

3. Do spraw szczególnie złożonych dopuszcza się powołanie zespołu.

4. Po złożeniu zgłoszenia sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 (siedmiu) dni od daty otrzymania zgłoszenia.

5. Po otrzymaniu i potwierdzeniu zgłoszenia, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespół przeprowadza wstępną analizę, oceniając czy przekazana informacja stanowi informację o naruszeniu prawa, a także czy przekazana informacja pozwala na rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego. Na tym etapie osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespół ma prawo zwrócić się do sygnalisty o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia.

6. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespół może odstąpić od rozpatrywania zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego tylko w sytuacjach, gdy zgłoszenie jest w sposób oczywisty nieprawdziwe lub gdy mimo prób nie udało się uzyskać od sygnalisty niezbędnych informacji do rozpatrywania zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

7. Jeśli przedmiotem zgłoszenia jest informacja o naruszeniu prawa, a posiadane dane pozwalają ocenić zgłoszenie jako prawdziwe i wystarczające, aby uznać, że istnieje prawdopodobieństwo naruszenia lub nieprawidłowości przepisów prawa w podmiocie, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespół rozpoczyna postępowanie wyjaśniające.

8. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespół prowadzi postępowanie wyjaśniające samodzielnie, o ile charakter zgłoszenia i przedstawione w nim dowody oraz okoliczności nie wymagają zaangażowania przedstawicieli innych osób. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespół mogą skorzystać ze wsparcia niezależnego i bezstronnego eksperta, jeśli jego wiedza i doświadczenie mogą okazać się pomocne przy prowadzeniu działań wyjaśniających. Ekspert może zostać powołany jako członek zespołu w przypadku, kiedy jest osobą należącą do struktury organizacyjnej podmiotu. W takim wypadku podmiot upoważnia eksperta do prowadzenia działań wyjaśniających na piśmie oraz zobowiązuje go do zachowania poufności w zakresie uzyskanych danych osobowych i informacji, także po zakończeniu prowadzenia działań wyjaśniających. W przypadku, gdy ekspert nie należy do struktury podmiotu, nie jest on członkiem zespołu i nie mogą być mu udostępniane dane osobowe wskazane w zgłoszeniu, ani żadne informację pozwalające na ustalenie tożsamości sygnalisty czy osób wskazanych w zgłoszeniu. W takim wypadku ekspert pełni jedynie funkcję doradczą.

9. W przypadku, gdy w skład zespołu wchodzi osoba, której dotyczy zgłoszenie, zostaje ona wyłączona z procesu rozpatrywania zgłoszenia, które jej dotyczy. Każdy członek zespołu może też samodzielnie poinformować o okolicznościach go wyłączających lub mających wpływ na jego obiektywność i bezstronność. W wypadku wyłączenia członka zespołu podmiot wyznaczy i upoważni inną osobę do rozpatrzenia zgłoszenia, jeśli inni członkowie zespołu nie będą w stanie rozpatrzyć zgłoszenia.

10. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespół prowadząc postępowanie wyjaśniające, działa zgodnie z zasadami uczciwości, bezstronności i poufności oraz zasadami określonymi w procedurze, a w przypadkach nieuregulowanych – zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.

11. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespół chroni sygnalistę, podejmując działania mające na celu zapobieżenie ujawnieniu jego tożsamości osobom trzecim oraz wszelkim formom działań takim, jak nierówne traktowanie, mobbing czy prześladowanie. Ochrona ta obejmuje także osoby bliskie sygnaliście, powiązane z sygnalistą czy pomagające mu dokonać zgłoszenia.

12. W celu wyjaśnienia okoliczności wskazanych w zgłoszeniu osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespół ma prawo przeprowadzić poufne spotkania z innymi pracownikami lub współpracownikami, w szczególności wymienionymi w zgłoszeniu jako świadkowie naruszenia prawa.

13. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespół sporządza notatkę służbową z każdego spotkania, a wyjaśnienia i informacje uzyskane od wezwanych osób są zapisywane w protokole.

§ 6. 1. Po zakończeniu czynności wyjaśniających osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespół podejmuje decyzję co do podjęcia działań następczych, bądź odstąpienia od nich w przypadku, kiedy zgłoszenie okaże się niezasadne.

2. W ramach działań następczych osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespół może zalecić i podjąć konkretne działania naprawcze lub dyscyplinarne wobec osoby, która dopuściła się naruszenia prawa. W szczególności może polegać ono na wszczęciu dodatkowego postępowania wyjaśniającego, kontroli lub postępowania administracyjnego, ale również wniesienie oskarżenia, powództwa czy innych działań mających na celu dochodzenie roszczeń w stosunku do osoby, która dopuściła się naruszenia prawa.

3. Zadaniem osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespołu jest również przedstawienie środków zaradczych, które mają na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń prawa w przyszłości.

4. Jeśli do zgłoszenia został powołany zespół, który składa się z kilku osób, decyzje co do działań następczych oraz środków zaradczych podejmowane są zwykłą większością głosów. W przypadku równości głosów, ostateczne rozstrzygnięcie sprawy należy do przewodniczącego zespołu.

5. W ciągu 3 miesięcy od dnia potwierdzenia zgłoszenia osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespół przekazuje sygnaliście informację zwrotną o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powody tych działań. W przypadku nieprzekazania sygnaliście potwierdzenia zgłoszenia, termin wskazany w zdaniu pierwszym liczony jest od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

§ 7. 1. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń zobowiązana jest do prowadzenia rejestru każdego zgłoszenia.

2. Rejestr zgłoszeń zawiera:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) adres do kontaktu sygnalisty;

5) datę dokonania zgłoszenia;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) datę zakończenia sprawy.

3. Rejestr prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a wszelkie informacje dotyczące zgłoszenia przechowywane są w rejestrze przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 8. 1. Zakazane jest podejmowanie jakichkolwiek działań bądź gróźb, czy prób takich działań odwetowych, które zmierzają do utrudnienia sygnaliście, osobie powiązanej z sygnalistą lub osobie, która pomogła sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia pracy, pogorszenia warunków pracy, dyskryminacji bądź innego rodzaju zachowań będących przejawem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonaniem przez sygnalistę zgłoszenia w dobrej wierze.

2. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespół ponosi odpowiedzialność za poufność dokonanego zgłoszenia oraz jest obowiązany do właściwego reagowania na wszelkie przejawy działań odwetowych oraz ujawnienie tożsamości sygnalisty.

3. Osoby wskazane w ust. 1 uprawnione są do niezwłocznego powiadomienia osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń lub zespół o działaniach odwetowych skierowanych przeciwko nim oraz ujawnieniu ich tożsamości.

4. Sygnalista oraz osoby wskazane w ust. 1, wobec których dopuszczono się działań odwetowych mają prawo do:

1) odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłoszone do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub

2) zadośćuczynienia.

5. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

§ 9. 1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenia jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom chyba, że za wyraźną zgodą sygnalisty.

2. Dane osobowe przetwarzane są tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Te dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane, tj. nie później niż w ciągu 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

3. Dane osobowe usuwane są w terminie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 10. 1. Podmiot udostępnia procedurę do wglądu w miejscu ogólnodostępnym dla pracowników i osób współpracujących oraz przekazuje informację o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy osobom ubiegającym się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy bądź usług lub pełnienia funkcji czy służby w podmiocie.

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 25 września 2024 r.